Les Laboratoires AGAT emploie des spécialistes de l’assurance de la qualité dont le mandat consiste à améliorer continuellement notre organisation. La Division d’assurance de la qualité surveille les opérations de la compagnie et en assure la conformité grâce à des pratiques très bien documentées. On examine également avec soin les procédures analytiques à l’aide d’échantillons aléatoires et à double insu afin de s’assurer de la validité et de l’exactitude de notre méthodologie.

Les pratiques de la division apportent des améliorations continues à nos systèmes, à nos procédés et à notre personnel pour des services aux clients constamment peaufinés. Notre Système d’assurance de la qualité a pour but de garantir l’exactitude, la précision et la fiabilité de tous les services offerts à nos clients. Nous avons documenté nos meilleures pratiques et, s’il y a lieu, elles sont conformes avec celles ci-dessous :

• la norme ISO/IEC 17025 de l’Organisation internationale de normalisation, «les exigences générales pour la qualité des essais et les laboratoires d’étalonnage», et la série ISO 9000 des normes de gestion de la qualité;
• tous les principes de gestion de la qualité totale (TQM);
• toute la réglementation et les directives applicables sur le plan de la sécurité, de l’environnement et juridique;
• les méthodologies publiées par la ASTM (American Society for Testing and Materials), la NIOSH (National Institute for Occupational Safety and Health), la EPA (Environmental Protection Agency) et plusieurs autres organismes réputés;
• les meilleures pratiques d’autres chefs de file de l’industrie.

Le Système d’assurance de la qualité couvre tous les domaines, dont la cueillette d’échantillons, leur transport, leur analyse et l’édition des rapports des données. Voici les principales composantes et caractéristiques du Système d’assurance de la qualité :

Procédures documentées – Tous les éléments du Système d’assurance de la qualité sont documentés. Cela comprend les méthodologies analytiques et les systèmes de sécurité, d’environnement et de gestion. Cette documentation est essentielle pour la formation du personnel et pour démontrer le Système d’assurance de la qualité aux clients et aux organismes d’accréditation. En accomplissant le travail conformément aux meilleures pratiques, nous améliorons ainsi l’exactitude, la précision et la fiabilité de tous les services.

Formation du personnel – Les Laboratoires AGAT offre un programme de formation détaillé à tous les employés et documente l’achèvement de celle-ci. La formation, s’il y a lieu, est offerte dans les domaines ci-dessous :

• Compétences en gestion et en direction
• Systèmes de gestion de la qualité totale (TQM)
• Techniques et procédures d’assurance et de contrôle de la qualité (p. ex., contrôle du processus statistique et techniques d’intervention)
• Techniques et procédures analytiques
• Utilisation et entretien de l’équipement
• Politiques et procédures AGAT
• Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT)
• Transport de marchandises dangereuses (TMD)
• Sécurité
• Premiers soins
• H2S (sulfure d'hydrogène) sous tension
• Élimination des déchets
• Développement personnel et aptitudes à la vie quotidienne

Chaîne de possession – La possession des échantillons fait partie intégrante des opérations de laboratoires AGAT où ceux-ci ainsi que les analyses subséquentes peuvent êtres utilisées dans des situations particulières, comme lors d’instances judiciaires. Voici en quoi consistent ces procédures :

• L’échantillonneur recueille les contenants d’échantillons propres, les contenants de transport isolés et scellés, les blancs de transport et de méthode et le formulaire de chaîne de possession AGAT.
• Une fois les échantillons cueillis, l’échantillonneur remplit le formulaire de chaîne de possession, dont le nom de la compagnie, la personne-ressource, le nom de l’échantillonneur, la date et le lieu de la cueillette, le numéro d’échantillon, les types d’échantillons et les analyses requises.
• L’échantillonneur remplit la case «Remis par» (Relinquished By) sur le formulaire de chaîne de possession et inscrit la date. Si un service de messagerie ou une compagnie de transport sont utilisés, le client devrait le noter sur le formulaire de chaîne de possession.
• Les échantillons scellés sont placés dans le bon coffret d’expédition (p. ex., sac verrouillé, boîte verrouillée ou contenant étanche) en s’assurant que le formulaire de chaîne de possession est également inclus.
• L’échantillonneur ou le service de messagerie livrent le paquet scellé ou verrouillé directement au laboratoire.
• La Division des logistiques recevra le paquet scellé ou verrouillé directement du service de messagerie ou de l’échantillonneur. AGAT inspectera chaque sceau sur chacun des échantillons, consignera leur état sur le formulaire et les entreposera dans un réfrigérateur verrouillé. Une copie conforme du formulaire de chaîne de possession sera donnée au client et l’original sera conservé chez AGAT.
• À la fin de chaque journée ou lorsque l’analyse est terminée, chaque technicien signe dans le livret de contrôle du formulaire pour chacun des échantillons qu’il prend. Il effectue l’analyse puis les retourne dans le réfrigérateur pour y être entreposé.
• Le formulaire de chaîne de possession et les copies du carnet de contrôle seront inclus avec les résultats des analyses.

Entretien préventif – Les procédures d’entretien préventif sont clairement définies et écrites sur chacun des instruments et sur le matériel d’accompagnement. Les activités d’entretien sont documentées sur des formulaires standardisés dans le carnet de contrôle de l’équipement.

Amélioration continue – Plusieurs processus définis dans notre manuel de la qualité concourent à déterminer notre Système d’amélioration continue. Ces processus incluent des vérifications par des tierces parties, des vérifications internes, des procédures d’investigation, des rapports sur la non-conformité, des formulaires de demande de modification aux documents (suggestions d’amélioration) et des mesures correctives et préventives.

Rétroaction de la clientèle – Les commentaires de nos clients nous permettent d’évaluer notre efficacité à les satisfaire. Des «formulaires d’examen par la clientèle» sont disponibles pour faciliter la cueillette de leurs commentaires. Ces formulaires, une fois retournés, sont examinés par le président et distribués aux personnes associées au projet. Grâce à ces procédures, chaque client est entendu et des améliorations peuvent ainsi être apportées au service.

Non conformité et mesures correctives et préventives – Lorsque des non-conformités surviennent à la suite d’une validation de données, d’un rapport de vérification indépendant, de commentaires de clients ou en raison d’un mauvais fonctionnement, un rapport de non-conformité est envoyé à la Division d’assurance de la qualité ou consigné dans le carnet de contrôle à la station d’analyse, selon le cas. Les mesures correctives associées à une station d’analyse sont documentées dans les instructions permanentes d’opération (IPO) pour cette analyse en particulier. Les non-conformités relatives aux vérifications indépendantes et aux commentaires des clients sont investiguées par la Division d’assurance de la qualité qui recommande des mesures correctives et préventives afin que ces problèmes ne se reproduisent plus.

Vérifications du contrôle de la qualité – Les procédures analytiques sont assujetties à plusieurs vérifications de la qualité, dont la vérification de la linéarité et de l’exactitude de l’étalonnage, la précision des systèmes d’analyse et les interférences contre eux. Les paramètres qui servent à mesurer ces vérifications sont contrôlés par diagrammes afin de surveiller le rendement continu de la procédure analytique.

Vérifications internes – Celles-ci sont menées périodiquement dans le but d’évaluer l’efficacité de nos meilleures pratiques. Tant les procédures analytiques que les pratiques de gestion sont assujetties à des vérifications internes et comparées aux meilleures pratiques d’autres organisations ou aux méthodologies publiées.